Tietosuojaseloste
Kometos Oy:n henkilötietolain (523/99) 10 §:n ja 24 §:n ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste.
Rekisterin pitäjä:
Kometos Oy
PL 97 (Keskustie 23)
61801 Kauhajoki
Y-tunnus: 0834172-3
Rekisterin ylläpitäjän yhteystiedot:
mailbox@kometos.com
+358 20 757 1400
Viimeisin päivitys tehty: 08.02.2022.
Rekisterin nimi: Kometos Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste henkilötietojen käytölle sekä rekisterin sisältämät tiedot: Pääosin käyntikorteista sekä prospektoinnista saamamme tiedot on tallennettu Kometos Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin. Emme säilytä rekisterissämme vanhentuneita tai tarpeettomiksi kokemiamme tietoja. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, liiketoiminnan suunnittelemiseen ja kehittämiseen, ratkaisujen ja palveluiden tuottamiseen sekä markkinointiin, tiedottamiseen, mielipide- ja markkinatutkimuksiin, etämyyntiin, ja asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Tällä tavoin pyrimme palvelemaan asiakkaitamme paremmin.
Rekisterissä voidaan käsitellä kaikista rekisteröidyistä seuraavia tietoja:
• etu- ja sukunimi
• titteli tai työnkuva
• työnantajayrityksen yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• asiakkuuden ja/tai asiallisen yhteyden alkamis- ja päättymisajankohta sekä -tapa
• suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen käyttöä koskevat tiedot esim. uutiskirjetilaukset
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet ja niihin osallistuminen
Rekisterissä voidaan tarvittaessa käsitellä yllä lueteltujen tietojen lisäksi:
• asiakasnumero
• työnantajayrityksen y-tunnus
• työnantajayrityksen laskutus- ja perintätiedot
• asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät tiedot kuten tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot ja palautteet
Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään useimmiten käyntikortin muodossa, erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää esim. Kometos Oy:n verkkosivut sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi Kometos Oyn:n yhteistyökumppanien kuten agenttien rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset: Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin kolmansien osapuolien käyttöön muutoin kuin tietojen tarkistus- ja päivitystarkoituksissa sekä evästeiden toiminnan kannalta kriittisissä tilanteissa. Tietoja ei Kometos Oy:n toimesta siirretä EU:n ulkopuolelle, mutta osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattavat säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.
Tekniset ja hallinnolliset suojatoimenpiteet sekä säilytys: Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyiltä ja laittomalta käsittelyltä. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoja tai tietojen osia voi käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitoon. Tämä käsittää sekä rekisterinpitäjän että sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijät, joilla on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella.
Kometos Oy säilyttää henkilötietoja vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämisessä. Kun keräämiämme henkilötietoja ei enää tarvita, tuhoamme tai poistamme ne turvallisesti. Mahdollisia asiakirjoja säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa, ja sähköisiä asiakirjoja tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Henkilötietojen käsittelyssä ja käsittelyn suunnittelussa noudatamme 25.05.2018 alkaen noudatettavan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden vastaavien tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Kometos Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.
Rekisteröidyn oikeudet: Henkilötietolain 26 §:n mukaan henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu tai pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista ja poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin. Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, voi rekisteröity peruuttaa aiemmin antamansa suostumuksen milloin tahansa tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus ja velvollisuus kieltäytyä perustellusti tietojen oikaisemisesta, poistamisesta, käsittelyn rajoittamisesta tai siirtämisestä järjestelmästä toiseen. Tarkastus- ja muutospyynnössä tulee yksilöidä henkilötieto, joka halutaan tarkastaa ja antaa rekisterin nimi, jota pyyntö koskee. Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastus- tai muutospyyntö tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen: mailbox@kometos.com.
Rekisteröity voi käyttää henkilötietoihin kohdistuvaa oikeuttaan maksuttomasti vain kerran vuodessa. Jos henkilön pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti tai jos henkilö pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi: Henkilötietojen käsittelyyn ei käytetä automaattista päätöksentekoa ja profilointia. Kometos Oy käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja liikkumisestasi verkkosivuillamme. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, markkinoinnin ja mainonnan kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnonkohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla eikä niitä voi yhdistää henkilöön. Lisää verkkosivullamme käytössä olevista evästeistä voit lukea alta.
Informointi: Tietosuojaseloste on nähtävillä Kometos Oy:n verkkosivuilla.
Kometos Oy kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta liiketominnan kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa ilmoittamalla siitä sähköisissä palveluissaan kuten verkkosivuillaan tai muun viestinnän yhteydessä.
